Colas y Chatbot

Entendiendo las Colas

Las Colas son las diferentes áreas de tu empresa. Por ejemplo, considera una empresa con dos áreas: Ventas y Soporte. Cada una de ellas será una Cola separada.

Creando Colas

1. Solo los administradores tienen acceso a esta función. En la página principal de HieChat, ve a “Colas y Chat-bot” en la esquina izquierda de la pantalla.

2. Haz clic en “Añadir Colas” en la esquina superior izquierda.

3. Nombra el colas. Elige un color para representar el departamento.

4. Añade un mensaje de bienvenida que se enviará cuando el cliente elija el departamento.

Asignando Usuarios a las colas

1. Dirígete a la pestaña de “Usuarios y Asignación”.

2. Encuentra la sección “Asignar Usuarios al colas” y vincula a los usuarios que pertenecen a esa Cola.

3. Haz clic en guardar para confirmar los cambios.

Es esencial vincular a los usuarios o administradores a los departamentos

correspondientes, para que puedan ver los mensajes recibidos por esa Cola específico.

El mismo proceso se repite con el departamento de soporte:

Tus departamentos deben quedar como en el ejemplo a continuación:

Creando tu Chatbot

El chatbot es esencialmente la suma de estos departamentos. Cada departamento representa un área específica de experiencia o responsabilidad en la empresa. Juntos, forman la estructura del chatbot, permitiendo una comunicación organizada y eficaz con los clientes.

Siguiendo estos pasos, podrás configurar departamentos, asignar usuarios y crear la base para tu chatbot. Este es el principio, pero es a partir de estos pasos que comenzarás a dar forma a una experiencia de atención al cliente personalizada y eficiente.

Añadiendo Departamentos a la Conexión

1. En la esquina izquierda de la pantalla, ve a “Conexiones”.
2. Haz clic en editar tu conexión de WhatsApp (icono de lápiz).
3. En la sección de departamentos, vincula los departamentos creados en el orden deseado para la interacción con el cliente.

Configurando el Saludo

Tras vincular los departamentos, escribe tu mensaje de bienvenida.

Este mensaje se mostrará antes de las opciones del chatbot, proporcionando una introducción amigable.

Probando el Chatbot

¡Haz clic en guardar y haz una prueba práctica! Envía un mensaje (desde otro número) a tu WhatsApp vinculado a Whaticket.

Cuando el cliente reciba el mensaje del chatbot, dentro de la plataforma HieChat el chat aparecerá en “espera”.

Tan pronto como el cliente elija un departamento, el chat adoptará el color que seleccionaste durante la creación de los departamentos.

Nota Importante:

Las colas y números deben reflejar las áreas específicas que deseas para tu empresa. En el ejemplo, usamos 2 departamentos, pero puedes personalizar según tus necesidades, añadiendo tantos departamentos como necesites.

Siguiendo estos pasos, integrarás efectivamente tus departamentos al chatbot de WhatsApp, proporcionando una experiencia de atención al cliente interactiva y organizada.

Acceso a los Sub colas

1. En donde se encuentran los departamentos haz clic en “Editar” (cualquiera de las colas creadas).

2. Debajo de las variables, encontrarás la sección “Opciones”. Ahí podrás agregar, si necesitas, un sub colas dentro de tus colas.

Creando Sub colas

Ejemplo: En el departamento de soporte necesitamos información detallada de los clientes atendidos.

Para ello crearemos dos submenús:

1) Soy Cliente Reciente.

2) Soy Cliente Antiguo.

Al crear un submenú, un signo de exclamación en rojo aparecerá al lado de “Mensaje”. Se requiere un mensaje para que la opción sea válida.

Un ejemplo de mensaje sería: “Pronto uno de nuestros colaboradores te ayudará”.

Personalización y Flexibilidad

Puedes crear tantos submenús como necesites para filtrar las interacciones según tus necesidades. Una vez creados, los submenús no pueden cambiar de orden.

Si necesitas reorganizarlos, tendrás que eliminarlos y crearlos en el orden deseado.

Probando la Funcionalidad

Después de la configuración, realiza una prueba práctica para asegurarte de que los submenús estén funcionando como se esperaba.

Vamos a la prueba:

Siguiendo estos pasos, creas submenús personalizados dentro de los departamentos, mejorando así la eficiencia de interacción con los clientes.

Recuerda planificar cuidadosamente los submenús para garantizar que cada cliente sea dirigido al área correcta, proporcionando una experiencia de atención más eficaz y dirigida.